Ein ordentlicher und umsichtiger Geschäftsführer und Unternehmer muss heutzutage alle Geschäftsfälle, bei denen es unter Umständen zu einer Nachfrage oder sogar zu Erhebungen oder Befragungen durch die Betriebsprüfung, Finanzbeamte, oder auch der Finanzpolizei kommen kann, möglichst umfangreich dokumentieren, Beweismittel sammeln, Eigenbelege oder Aktennotizen anlegen, Identitätsnachweise (Reisepasskopien, Führerscheinkopien etc.) von nicht oder nur wenig bekannten Personen beischaffen, Fotos anfertigen etc.
Diese Beweisvorsorgen sind ebenso lange wie die Buchhaltungsunterlagen und bei diesen aufzubewahren. So hat man bei einer Betriebsprüfung die notwendigen Mittel bei der Hand, um die Dokumente als Nachweise zu liefern und damit gute Chancen, dass z.B. Betriebsausgaben auch tatsächlich anerkannt werden.
Konkret wurde unser Klient, eine österreichische Kapitalgesellschaft, einer routinemäßigen Betriebsprüfung über 3 Wirtschaftsjahre unterzogen. Erschwerend kam dazu, dass der Prüfer selbst vorher lange Jahre im Erhebungsdienst des Finanzamts tätig war und dass sein nunmehr neuer, junger Teamleiter ein ausgewiesener Spezialist im Bau- und Baunebengewerbe war. Diese Konstellation bedeutet für jeden Steuerberater alleine schon eine gewisse Herausforderung, sowohl fachlich als auch in Bezug auf Branchenkenntnis und insbesondere bei den branchenüblichen Tatbeständen. Der Außenprüfer fand einige Eigenbelege des Geschäftsführers, welche größere Barzahlungen ohne Empfängerbenennung, sondern nur die Art des sachlichen Aufwandes belegten. Er konfrontierte damit unsere Steuerberater und beabsichtigte, diese Eigenbelege nicht als Betriebsausgabe anzuerkennen. Nach einigen Recherchen und Herstellen einer Querverbindung zu einer anderen Firma des gleichen Unternehmers (Schwesterfirma) konnten unsere Steuerberater jedoch über diesen Umweg den Namen, die genaue Adresse, das Geburtsdatum und sogar einen aktuellen Firmenbuchanzug des Empfängers vorlegen.
Nun betrafen diese Unterlagen zwar nicht das geprüfte Unternehmen selbst unmittelbar, unsere Steuerberater konnten aber glaubhaft machen, dass diese Geschäftsbeziehung – wenn auch zu einem assoziierten Unternehmen – aufrecht und mehrere Jahre bestand und der entsprechende Empfänger damit als nachgewiesen, glaubhaft gemacht und anerkannt wurde.
Unserem Klienten fiel ein großer Stein vom Herzen. Für unsere gute Buchhaltung in der Kanzlei sprach auch, dass von diesen Eigenbelegen keine Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen wurde, sondern richtigerweise Brutto für Netto verbucht war.
So wurde die Betriebsprüfung im guten Einvernehmen in der ersten Instanz für beide Seiten zufriedenstellend abgeschlossen. Unser Klient bedankte sich bei unseren Steuerberatern mit einer Kiste südsteirischen Gelben Muskateller!
