Übersicht

Der Bereich Belegupload im Kundenportal bietet eine einfache und sichere Möglichkeit zum Datentransfer von Rechnungen und Belegen zwischen Ihnen und unserer Buchhaltung.

Für die Übermittlung von Buchhaltungsbeilagen wie Excel-Dateien, Aufstellungen, Nebenrechnungen, Verträge oder sonstige Informationen, nutzen Sie bitte den Kundeportal-Bereich Dokumente.

Workflow

  • 1

    Laden Sie Ihre Rechnungen hoch, indem Sie den Hochladen-Button auswählen und die Dateien ins Upload-Fenster ziehen.

  • 2

    Sie wählen die hochgeladenen Rechnungen aus und geben diese frei, indem Sie auf den Freigabe-Button klicken.

  • 3

    Sobald alle Rechnungen der Periode hochgeladen und freigegeben wurden, klicken Sie auf den Abschließen-Button um den Monat als vollständig zu markieren, sodass wir mit der Verbuchung starten können.

Erklärung der Schaltflächen

Das Hochladen von Rechnung geht schnell und unkompliziert. Sie können mehrere Dateien auf einmal hochladen. In einem Upload-Vorgang können jedoch immer nur Dateien zu einem (Buchhaltungs-)Symbol hochgeladen werden.

Um Belege oder Rechnungen hochzuladen, klicken Sie auf den Button Hochladen.

Um Dateien auszuwählen, ziehen Sie diese via Drag-And-Drop in das Fenster, oder klicken Sie auf den Button Öffnen und wählen Sie die gewünschten Dateien aus.

Damit wir Ihre Daten korrekt zuordnen können, ist es zwingend notwendig die FiBu (=Buchhaltung), die Periode und das (Buchhaltungs-)Symbol auszuwählen.

Nachdem alle gewünschten Dateien im “Hochlade-Fenster” hinterlegt sind, schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf den Button Hochladen klicken.

Wiederholen Sie dies nun für weitere (Buchhaltungs-)Symbole, wie ER, AR, usw.

Der Bearbeiten-Button ermöglicht die Anpassung von FiBu, Periode und (Buchhaltungs-)Symbol von bereits hochgeladenen Rechnungen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie Belege in eine andere Periode oder ein anderes Symbol verschieben möchten.

Mit Klick auf Herunterladen-Button können Rechnungen einzeln oder gemeinsam als ZIP-Datei heruntergeladen werden.

Nachdem Rechnungen hochgeladen wurden, sind diese im Kundenportal sicher gespeichert, jedoch noch nicht freigegeben. Um Rechnungen für die Verbuchung zu kennzeichnen, ist es notwendig, eine Freigabe für diese Dateien zu erteilen.

Einzelne oder mehrere Dateien können gleichzeitig durch Klicken auf den Freigabe-Button freigegeben werden.

  • Nicht freigegebene Dateien werden mit einem roten Schloss gekennzeichnet.
  • Freigegebene Dateien werden mit einem grünen, offenen Schloss dargestellt.

Mit Löschen-Button können einzelne oder mehrere Rechnungen gelöscht werden.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Mit dem Abschließen-Button können Sie eine Periode als abgeschlossen kennzeichnen. Durch diese Funktion wird unsere Buchhaltungsabteilung darüber informiert, dass alle Belege für die ausgewählte Periode hochgeladen und freigegeben wurden. Erst nach dem Abschluss der Periode können wir mit der Verbuchung Ihrer Belege beginnen.

Belegupload via E-Mail-Import

Die E-Mail-Import-Funktion bietet ein automatisches Hochladen von Belegen über eine E-Mail-Adresse.

Wir erstellen Ihnen für jedes Buchhaltungssymbol eine spezifische E-Mail-Adresse für den Belegimport. Wird der Beleg an diese E-Mail-Adresse gesendet, wird dieser automatisch im ‘Belegupload’ hochgeladen. Nun kann der Beleg im ‘Belegupload’ freigegeben und weiterbearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass aktuell nur PDF-Dateien verarbeitet werden können.

Hinweis: Für jedes Buchungssymbol (z.B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) wird eine eigene E-Mail-Adresse angelegt. Das ist notwendige, um die Belege richtig zuzuordnen.

Tipp!

Speichern Sie die Import-E-Mail-Adressen als Kontakte in Ihrem E-Mail-System. Dabei ist zu beachten, dass jedes Buchhaltungssymbol, wie z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen oder Registrierkasse, eine eigene E-Mail-Adresse hat.